Admissão digital: saiba o que é e as vantagens de adotar na empresa

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admissão digitial: como implementar na sua empresa

Nada de papéis, arquivos e processos demorados de organização de documentos. Há algum tempo, a transformação digital invadiu as empresas para desburocratizar as funções dos mais diversos setores. sem dúvidas, a área de Recursos Humanos é uma das que mais tem a ganhar com isso, devido à natureza detalhada de suas tarefas.

A contratação de colaboradores, por exemplo, está cada vez mais automatizada, e por esse motivo ganha uma nova denominação: admissão digital. O que é excelente não apenas para a organização, mas para o colaborador, que desde o seu primeiro contato com a empresa passa a integrar essa realidade tão importante no mundo dos negócios.

Quer saber como esse procedimento funciona e quais vantagens ele pode agregar? Continue a leitura deste artigo e descubra tudo a respeito do assunto!

O que é admissão digital e como ela funciona na prática?

A admissão digital se resume a realização de um processo usual de contratação, mas com a ajuda de meios tecnológicos como facilitadores. Seu principal objetivo é eliminar a necessidade de grande volume de documentos, e evitar que o colaborador tenha que transitar a todo momento pelo RH para ajustar as últimas questões antes de começar a trabalhar.

Com a ajuda de um formulário próprio de admissão, instalado dentro de um sistema ou software, o contratado precisa apenas ter acesso à página para preenchê-la. Sua documentação pessoal pode ser escaneada e anexada a esse formulário e enviadas pela mesma plataforma.

A cada etapa concluída, o responsável no RH é notificado. Assim, depois da verificação correta do material, ele pode autorizar o prosseguimento do processo ou finalizá-lo com a assinatura digital do colaborador e dos gestores da empresa. Ainda vale mencionar que, basicamente, após a escolha do software que será utilizado, o RH precisa apenas cadastrar informações relacionadas a contrato de trabalho e benefícios, para leitura posterior do colaborador.

Como fazer admissão com carteira digital?

Qualquer cidadão pode ter acesso à sua carteira de trabalho digital. Basta baixar o aplicativo no celular, na versão iOs ou Andoid. Por parte da empresa, é muito simples fazer a admissão de um novo funcionário pela carteira digital.

Para isso, basta ter o CPF do colaborador e fazer o cadastro por meio do eSocial. O prazo de envio do evento no sistema é de cinco dias úteis. Todas as anotações – como férias e alterações sociais – ficam registradas digitalmente, pelo eSocial.

Quais são as principais vantagens desse processo?

Agora, é importante citar todas as vantagens que uma empresa tem a ganhar com o processo de admissão digital. Veja, a seguir, toda a praticidade que ela traz!

Agilidade

O processo, de modo geral, é muito ágil. Com apenas alguns cliques, todo o preenchimento de dados é realizado e enviado para os responsáveis.

Como há um pré-cadastro de informações, a agilidade ao fazer isso é ainda maior. A entrega dos formulários e documentos é praticamente imediata, o que torna o andamento da efetivação ainda mais rápido.

Otimização de tempo

Os profissionais de RH não precisam se perder em meio a arquivos e registros volumosos, guardados em inúmeras pastas. É só acessar o software para fazer as verificações necessárias, sem demora, sem confusão e sem maiores conflitos, de maneira totalmente otimizada e rápida.

Redução de custos

Informações digitalizadas pedem muito menos recursos materiais. Isso porque não é preciso imprimir registros a todo momento, o que reduz custos com papel, tinta e assim por diante.

Ou seja, há uma redução de custos significativa. Essa economia financeira pode ser aplicada em outras áreas da empresa, inclusive para ajudar a melhorar ainda mais a transformação digital.

Segurança

Quando o setor de RH precisa lidar com um número grande de documentos e papéis, há sempre o risco de que eles se percam ou caiam em mãos erradas. Até mesmo um olhar atento ao descarte de material pode não ser suficiente para garantir segurança.

O que não acontece com a admissão digital. Tudo fica devidamente salvo no sistema, que é acessado apenas por pessoas autorizadas, e ainda se mantém sempre atualizado.

Para completar, é possível que ele conte com um sistema básico de busca. Assim, com o uso de palavras-chave, o cadastro do colaborador é encontrado em segundos.

Sustentabilidade corporativa

A sustentabilidade corporativa é outra tendência que tem sido adotada com frequência pelas mais diversas organizações. Que está presente quando os processos são digitalizados.

Essa é uma forma de se mostrar consciente em relação às suas próprias funções, tanto para o público interno, quanto para o público externo e, assim, construir uma reputação ainda mais firme no mercado.

Inovação

É fundamental adotar no dia a dia experiências inovadoras para colaboradores em atividades e aqueles que começam sua vida na empresa naquele momento. Assim, é possível que todos aproveitem o melhor que a empresa pode oferecer sempre.

No caso do processo de admissão, isso faz diferença ainda no fato de que o colaborador contratado não precisa lidar com papelada ou deslocamentos desnecessários à empresa. Ele já começa a exercer sua função com a segurança de que todo o seu cadastro está correto e registrado digitalmente.

Diminuição de erros e falhas

Por fim, o processo digital ainda contribui para diminuir erros e falhas. Que podem acontecer, é claro, porque todos somos humanos. No entanto, é muito melhor evitá-los, concorda?

Isso evita inúmeros transtornos e demora para corrigir o problema posteriormente. Ainda assegura mais qualidade para o procedimento.

Respaldo jurídico

Não é preciso se preocupar com o caráter legal desse procedimento. Ele tem total respaldo jurídico, inclusive em relação à assinatura digital, desde que seja estabelecido um acordo prévio entre as partes.

Caso o colaborador se sinta mais seguro, ele pode autenticar firma em cartório. No entanto, esse é um procedimento já adotado há muito tempo em trâmites de RH, então é possível ter tranquilidade total mediante esse acordo.

Como implementar a admissão digital em sua empresa?

Para implementar a admissão digital em sua organização, é muito importante contar com uma ferramenta adequada. É essencial procurar por uma empresa especializada nesse tipo de software, que possa personalizar o sistema de acordo com suas necessidades.

Se ela puder prestar um suporte voltado para tecnologia da informação, esse é um ótimo diferencial. Assim, diante de qualquer possível impasse ou necessidade de treinamento para mexer na plataforma, a equipe estará disponível para esse auxílio.

Assim que tudo estiver instalado e com as devidas permissões de acesso, pronto! Seu setor de Recursos Humanos pode começar a utilizar essa tecnologia e aproveitar, na prática, todos os benefícios que ela oferece, inclusive para os novos colaboradores.

Gostou de saber um pouco mais sobre a admissão digital? Aprofunde seus conhecimentos e saiba sobre outros pontos que, como esse, ajudam a fazer uma gestão de RH eficaz!

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